Anna Hoffmann Consulting
Zeit und Kosten sparen durch intelligentes Handeln: Optimierungspotentiale identifizieren und nutzen
Eine umfassende Prozessanalyse sichtet bestehende Prozesse hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz.
Durch das Prozessmapping können Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Wirkung und möglichen Produktivitätspotentiale transparent dargestellt, partizipativ bewertet und optimiert werden.
Erfolgreiche Abläufe können so leichter übertargen und skaliert werden. Hemmnisse (Impediments) und Engpässe werden gemeinsam betrachtet, um Störungen zu verringern und die Produktivität zu erhöhen.
Dabei geht es nicht um "mehr Druck", sondern das Nutzen nicht ausgeschöpfter Möglichkeiten durch neue Erkenntnisse.
"Das gesamte Team hat sehr durch die langjähriger Erfahrung von Frau Hoffmann gewonnen. Besonders hervorheben möchte ich ihre außergewöhnliche Fähigkeit zur strukturellen Analyse von Prozessen sowie der gemeinsamen Entwicklung von pragmatischen Lösungen. Ich bin davon überzeugt, dass jedes Team von ihrer Kompetenz, Freundlichkeit, Zuverlässigkeit und lösungsorientierten Denkweise profitieren kann."
Julius Sonntag, Projektleiter bei der Projektkommunikation HAGENAU
Sinn und Zweck einer Prozessanalyse
Die Prozessanalyse bezieht Ihre Mitarbeitenden mit ein und ermöglich es so, in kurzer Zeit Optimierungspotentiale, Engpässe und versteckte Stärken in einem Unternehmen aufzudecken. Strukturen werden klarer und Reibungsverluste können reduziert werden.
Dadurch können Zeit und Kosten eingespart werden. Abläufe und Prozesse werden transparenter und können leichter standarisiert oder verknüpft werden. Das unterstützt dabei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Mitarbeitendenbindung zu stärken.
Der PDSA-Zyklus der Lernenden Organisation: die Grundlage für die Prozessanalyse
Kosten gemäß unten beschriebenem Ablauf im Rahmen von INQA-Coaching:
2880,- € Eigenanteil
(zzgl. 19% Mehrwertsteuer)
bei einer Nutzung des staatlich geförderten INQA Coachings
Gesamtkosten INQA-Coaching: 14.400 €, davon Förderung: 11.520 €
Ein Angebot für andere Formen der Prozessanalyse erfolgt nach Auftragsklärung. Bitte vereinbaren Sie ein unverbindliches Vorgespräch!
Förderung über das Programm INQA COACHING und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Europäische Union
Das zu 80% geförderte INQA-Coaching bietet KMUs und Vereinen 96 Stunden externe Unterstützung bei der Bewältigung von Gestaltungsfeldern für die (digitale) Zukunft. Angepasst an den aktuellen Bedarf des Unternehmens wird durch INQA-Coaching die Initiierung und Begleitung eines partizipativen betrieblichen Entwicklungsprozesses über sechs Monate ermöglicht.
Das INQA COACHING arbeitet teamorientiert und iterativ über einen Zeitraum von fünf bis sieben Monaten. Ihr Eigenanteil beträgt 2880,- € bei einer staatlichen Förderung von 11.520,- €.
Umfangreiche Homepage zu den Leistungen, die ich über das Förderprogramm "INQA-Coaching" anbiete
Offizielle Homepage der Initiative "Neue Qualität der Arbeit"
"Für viele Betriebe ist es eine Herausforderung, beim Tempo der Veränderungen der Arbeitswelt mitzuhalten. INQA-Coaching hilft Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten, passgenaue Maßnahmen zu finden."
"Durch ihr enormes Wissen und ihre Erfahrung unterstützt Frau Hoffmann Teams und Unternehmen, den Rahmen für die Menschen im Unternehmen zu verbessern und Prozesse neu zu ordnen. Durch eine treffende Analyse von arbeitsbezogenen Stärken und Schwächen unterstütze Sie mich dabei, mein Team dichter zusammen zu bringen und die Zusammenarbeit im Team trotz verschiedener Standorte und hybrider Arbeitsweise produktiver und menschlich stimmig zu gestalten. Unsere beruflichen Erfolge verstärkten sich, da die vermittelten Arbeitsweisens auf unser Team und den spezifischen Arbeitsbereich zugeschnitten waren und die Effektivität auf mehreren Ebenen angehoben wurde."
Michael Müller, Abteilungsleiter BIM/5D für digitales Planen und Bauen, VIC
Ablauf der Prozessanalyse
Phase 1: Das Qualitätsmanagement als Grundlage für die Prozessanalyse
Am Beginn steht die Sichtung des Qualitätsmanagements
(QM) als Basis der Prozessanalyse.
Wie sollten die Prozesse idealerweise ablaufen?
Durch eine Prozessanalyse kann das QM produktiv genutzt werden, und die Wertschöpfung des QM erhöht sich.
Gleichzeitig kann das unternehmensinterne QM durch die Prozessanalyse aktualisiert und angereichert werden.
Phase 2: Einzelinterviews mit ausgewählten leitenden Mitarbeitenden
Die Erhebung von qualitativen Daten durch Gespräche mit den Mitarbeitenden trägt wesentlich dazu bei, ungenutzte Effizienzpotentiale zu erkennen und die internen Prozesse zu optimieren. Dabei werden Aussagen und Beobachtungen gemäß den angewendeten Methoden gesammelt, die im anschließenden Affinity-Mapping ausgewertet werden.
Angewendete Methoden:
a) Erstellung einer Impedimentliste zur Erfassung von Störungen in den Abläufen:
Was wird im Alltag als Hindernis in der Wertschöpfung erlebt? Welche Schnittstellen knirschen? Wodurch werden Abläufe verlangsamt?
b)
Die Ursachen von Störungen mit der “5 Why-Methodik“ identifizieren:
Die 5-Why-Methode ist eine Technik, um die Hintergründe eines Problems klarer zu erkennen. Sie wurde von Toyoda Sakichi entwickelt, dem Gründer von Toyota. Die Anzahl der Nachfragen ist nicht auf fünf festgelegt, diese Zahl ist symbolisch zu verstehen. Wichtig ist, dass so lange nachgehakt wird, bis die Wurzeln eines Problems eindeutig verstanden wurden.
Dier Vorteil dieser quantitativen Erhebung lieg auf konkreten Antworten auf den Fragen: „Warum und wie passiert etwas?“ Das QM wird einem Realitätscheck aus der Praxis unterzogen.
c) Stärken, Erhaltenswertes und “Mehr davon” durch den “Appreciative Inquiry“Ansatz heben:
Was läuft gut, wovon sollte oder könnte es mehr geben? Was darf auf gar keinen Fall verschwinden oder geändert werden? Welche Stärken des Unternehmens werden von den Mitarbeitenden wahrgenommen, die bislang nicht voll ausgeschöpft werden? Zu der Prozessanalyse gehören auch die tragenden Säulen in der Organisation, an denen nicht gesägt werden sollte. Und all die Stärken, auf die Mitarbeitende stolz sind und die eventuell ausgebaut werden können.
Appreciative Inquiry (AI) ist ein werteorientierter Ansatz aus der Organisationsentwicklung, der eine wertschätzende Grundhaltung in Teams und Unternehmen fördert. Die Kompetenz- und stärkenorientierte Erkundung stellt ein zentrales Element des Analyseprozesses dar. Dadurch werden Veränderungswiederstände reduziert, versteckte Potentiale entdeckt und Stärken breiter in den Strukturen der Organisation verankert.
Phase 3: Potentiale und Gap – Welche Erkenntnisse gibt es?
Angewendete Methoden:
a) Auswertung der erhobenen Daten durch das Affinity-Mapping
Affinity-Mapping ist eine Technik der UX-Forschung, die hilft, Muster zu erkennen und neue Erkenntnisse zur Verbesserung von Produktionsabläufen und Systemen zu gewinnen. Die "Affinitäten" sind die Verbindungen zwischen Beobachtungen, die Kategorien aufzeigen und Bereiche vorgeben, die verbessert werden sollten. Affinity-Mapping ist besonders nützlich bei der Kategorisierung von qualitativen Daten.
Durch das Affinity-Mapping können die Aussagen und Beobachtungen aus den Mitarbeitendeninterviews effektiv strukturiert werden und neue Erkenntnisse für alle nachvollziehbar dargestellt werden. Stärken und ungenutzte Potentiale werden besonders hervorgehoben.
b) Prozessmapping: Erstellen der Prozesslandkarten
Eine Prozesslandkarte zeigt visuell die Schritte der Arbeitstätigkeiten und die Personen, die an der Ausführung der einzelnen Schritte beteiligt sind. Dabei wird keine idealisierte Prozesslandkarte aus der Theorie erstellt, sondern die wirklichen Verbindungen, Engpässe und Schwachstellen werden abgebildet.
Phase 4: Partizipativer Workshop interner Stakeholder
Der Workshop dient dazu, das gesamte Potential an Informationen und Ideen aus der Belegschaft auszuschöpfen, aber auch mögliche Veränderungswiderstände abzubauen. Zudem wird dadurch das gemeinsame Verständnis aller internen Stakeholder gefördert, über Rollen und Verantwortlichkeiten hinweg.
Ein Multistakeholderprozess ermöglicht durchdachte Ergänzungen aus mehreren Blickwinkeln und bietet allen Beteiligten einen besseren Überblick über die internen Zusammenhänge. Es findet ein „Unlock-Prozess“ statt, der internes operatives Wissen abbildet, das ohne eine gezielte Reflektion in der Gruppe nicht sichtbar wird.
Angewendete Methoden:
a) Wertstromanalyse: Wie realisiert unser Unternehmen Wert? Welche externen Stakeholder sind angebunden? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wo kommen Vorprodukte oder Rohstoffe her?
b)
Customer Touchpoint-Analyse: Die Prozesskette aus Kundensicht: Welche Kontaktpunktepunkte ergeben sich aus der Customer Journey? Welche wichtigen Fragen aus der Kundensicht werden aktuell nicht adressiert?
Von FrogThomas - Eigenes Werk, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=34923071
on PZ0151 - Eigenes Werk, CC0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=145250115
Phase 5: Ergänzung der Prozesslandkarten und der Affinity-Map
- Abbilden der ergänzenden Erkenntnisse
- Prozessmapping der Wertstromanalyse
- Prozessmapping der Customer Touchpoint-Analyse
- Verteilung der Arbeitsergebnisse im Unternehmen
- Vorbereitung der Relevanzanalyse zur Priorisierung von Maßnahmen
Phase 6: Relevanzanalyse mit der Geschäftsführung
(und weiteren Mitarbeitenden)
- Was ist mit welchem Aufwand umsetzbar?
- Was hat die größten Auswirkungen?
Methodeneinsatz: SMART, Korridor der Möglichkeiten, Verlustbilanz und Erfolgsplanbarkeit, Circle of Influence
Phase 7: Evaluierung des Prozesses und Lessons Learned
